Atividades de Tratamento:

• Administração de Clientes e Fornecedores
• Gestão de Recursos Humanos

 

1. Dados Pessoais

Os dados pessoais correspondem a qualquer informação, relativamente a uma pessoa singular identificada ou identificável, de qualquer natureza e independentemente do tipo de suporte.

Considera-se identificável a pessoa singular que possa ser identificada, direta ou indiretamente, designadamente por referência a um identificador (v.g. um número de identificação, dados de localização, identificadores por via eletrónica ou a um ou mais elementos específicos da identidade física, fisiológica, genética, mental, económica, cultural ou social de tal pessoa singular).

Em função da finalidade de recolha de dados, tal como as explicitadas neste documento, poderá ser reunida a seguinte informação pessoal:

 

1. Administração de Clientes e Fornecedores

• Dados de Contacto
  • Nome (Nome próprio e Apelido)
  • Endereço de e-mail
  • Contacto Telefónico

1. Gestão de Recursos Humanos

• Recrutamento seleção e admissão de colaboradores;
  • Nome completo;
  • Data/Local de Nascimento;
  • Nacionalidade;
  • Número de identificação civil (Bilhete de Identidade, Cartão de Cidadão, Passaporte);
  • Contacto telefónico;
  • Endereço de e-mail;
  • Morada;
  • Categoria profissional;
  • Antecedentes educacionais / currículos;
  • Passatempos;
  • Estado civil;
  • Dados do agregado familiar;
• Gestão Administrativa/Processual de Recursos Humanos
  • Nome completo;
  • Data/Local de Nascimento;
  • Nacionalidade;
  • Número de identificação civil (Bilhete de Identidade, Cartão de Cidadão, Passaporte);
  • Nº Contribuinte
  • Nº Segurança Social
  • Contacto telefónico;
  • Endereço de e-mail;
  • Morada;
  • Categoria profissional;
  • Antecedentes educacionais / currículos;
  • Passatempos;
  • Estado civil;
  • Dados do agregado familiar;
  • Carta de condução;
  • Dados biométricos;
  • IBAN

 

2. Responsável pelo Tratamento de Dados Pessoais

A Zeugma – Tecnologia de Sistemas de Industriais, S.A., com sede na Rua do Cemitério, n.º6, Sobreiro, 2640-578 Mafra, pessoa colectiva n.º 503 819 670, é a entidade responsável pela recolha e tratamento dos dados pessoais para as finalidades indicadas.

Para a obtenção de qualquer esclarecimento em questões relacionadas com a proteção de dados poderá entrar em contacto connosco, através do e-mail: zeugma@zeugma.pt.

 

3. Finalidades do Tratamento de Dados Pessoais

A recolha e tratamento dos dados pessoais no âmbito das supra referidas atividades destinam-se à:

Administração de Clientes e Fornecedores:

• Administração geral de relações com clientes e fornecedores

Gestão de Recursos Humanos:

• Recrutamento seleção e admissão de colaboradores;
  • Análise e triagem curricular;
  • Relatório Individual de Avaliação;
  • Admissão (MRS02-20)
• Gestão Administrativa/Processual de Recursos Humanos
  • Gestão de Processos de Contratação e Desvinculação;
  • Processamento de remunerações, incluindo controlo de assiduidade, férias, faltas e deslocações (Km’s viaturas e combustíveis);
  • Comunicações às várias Entidades Oficiais (SS; ACT, e AT);
  • Gestão de Processos nas Seguradoras;
  • Gestão de Processo de Medicina, Higiene e Segurança no Trabalho;
  • Relatório único e demais informações estatísticas vinculadas aos RH;
  • Gestão da Formação e desenvolvimento do capital humano.

Em face do exposto, a Zeugma esclarece que não solicita, nem estimula, em local ou de forma alguma, a remissão e envio de dados pessoais referentes a convicções filosóficas ou políticas, filiação partidária ou sindical, fé religiosa, vida privada e origem racial ou étnica, bem como o tratamento de dados relativos à saúde e à vida sexual, incluindo os dados genéticos. Assim, no caso de virem a ser transmitidos à Zeugma dados pessoais desta natureza, a Associação não poderá ser, em caso algum, responsabilizada pelo seu tratamento, tal como decorre da política que se vem descrevendo.

 

4. Conservação dos Dados Pessoais

O período de tempo durante o qual os dados pessoais são armazenados e conservados variará em conformidade com as Finalidades acima referidas.

Os dados pessoais cuja finalidade respeite à prestação de um serviço pela Zeugma, serão guardados pelo período durante o qual se mantiver tal vínculo contratual, acrescido de 5 anos, sem prejuízo de poderem ser praticados prazos mais alargados, nos termos legais e/ou sempre que a situação o justifique, nomeadamente para salvaguarda dos direitos, também, da Zeugma.

 

5. Direito de acesso, retificação, limitação do tratamento e direito de portabilidade dos Dados Pessoais

Assegura-se ao titular dos dados, a qualquer momento, o direito de acesso aos seus dados pessoais, bem como a respetiva retificação, portabilidade, limitação e/ou oposição ao tratamento. Neste sentido, poderá exercer qualquer destes direitos dirigindo-se, por escrito, à Zeugma, através da morada da sede ou através do seguinte endereço de correio eletrónico: zeugma@zeugma.pt.

Adicionalmente, o titular dos dados poderá sempre apresentar as reclamações que julgar adequadas junto da autoridade competente para o efeito.

 

 

 

6. Segurança no Tratamento de Dados Pessoais

Os dados pessoais serão processados e armazenados informaticamente e em suporte de papel.

A Zeugma assume o compromisso de garantir a segurança e proteção dos dados pessoais que lhe forem disponibilizados, tendo adotado as medidas adequadas necessárias para o efeito, nomeadamente:

• Medidas de segurança física:
  • O acesso físico às operações de tratamento só é permitido aos colaboradores autorizados da Zeugma.
• Medidas de segurança informática:
  • Existe um código de conduta relativo à utilização de recursos e serviços informáticos;
  • O acesso ao sistema obriga a uma autenticação por via de password;
  • A password é nominativa;
  • Existe uma cópia segura de dados (servidores seguros);
  • O sistema possui proteção contra acessos indevidos aos dados pessoais;
  • O sistema tem a capacidade de registar as atividades executadas e quem as executa (rastreio);
  • O sistema tem proteção contra vírus e Malware, sendo utilizados sistematicamente;
  • OS sistemas operativos não estão obsoletos e são atualizados de uma forma quási sistemática, de forma a não conterem vulnerabilidades conhecidas / publicadas;
  • Utilização de Firewall;
  • Protocolos seguro de transmissão de dados por terceiros (https);
  • Cifragem de informação em equipamentos móveis;
  • Eliminação segura de equipamentos;
  • Perfis de acordo com as tipologias funcionais;
  • Utilização de VPN para acessos remotos à infraestrutura interna;
  • Existência de backups com periodicidade
• Medidas Organizativas:
  • Os dados do titular não são transferíveis para fora do espaço europeu;
  • Limitação dos acessos físicos onde estão tratados os dados;
  • Não guardar dados pessoais na memória do computador;
  • Contratos com colaboradores com deveres de confidencialidade de longo prazo;
  • Todos os colaboradores são informados das políticas e normativos;
  • O tratamento de dados pessoais é feito exclusivamente no contexto das finalidades acordadas;
  • Assegurar a prestação os deveres de informação aos titulares e obtenção do consentimento;
  • Atuação alinhada com as políticas e procedimentos de proteção de dados do responsável pelo tratamento de dados;
  • Os dados objeto de tratamento devem sempre ser os estritamente necessários à finalidade em causa;
  • Avaliação periódica do nível de cumprimento dos requisitos (auditoria)

Caso, por algum motivo, se verifique uma violação da segurança que provoque, de modo acidental ou ilícito, a destruição, a perda, a alteração, a divulgação ou o acesso, não autorizados aos dados pessoais, a Zeugma compromete-se, nos termos da legislação aplicável, a comunicar tal ocorrência às autoridades competentes, sem demora justificada e, sempre que possível, até 72 horas após ter tido conhecimento de tal ocorrência.

Adicionalmente, e nos termos referidos no parágrafo imediatamente anterior, a Zeugma compromete-se a comunicar a violação dos dados pessoais ao respetivo titular dos seus dados, em conformidade com a legislação aplicável.

 

7. Comunicação dos Dados Pessoais a Entidades Terceiras

No âmbito da sua atividade, a Zeugma poderá recorrer a terceiros para a prestação de determinados serviços (localizados dentro ou fora da União Europeia), o que poderá implicar, em algumas situações, o acesso, por tais entidades, aos dados pessoais do titular dos dados.

Num tal cenário, a Zeugma compromete-se a tomar as medidas necessárias e adequadas, por forma a assegurar que as entidades que tenham acesso a tais dados pessoais, sejam reputadas e ofereçam elevadas garantias a este nível, o que ficará devidamente consagrado e acautelado em contrato a celebrar, por escrito, entre a Zeugma e a(s) terceira(s) entidade(s).

Com efeito, qualquer entidade subcontratada pela Zeugma tratará os dados pessoais do titular dos dados, em seu nome e por sua conta, no compromisso de adotar as medidas técnicas e organizacionais necessárias por forma a proteger os dados pessoais contra a destruição, acidental ou ilícita, a perda acidental, a alteração, a difusão ou o acesso não autorizado e contra qualquer outra forma de tratamento ilícito.

Em qualquer dos casos, a Zeugma permanece responsável pelo tratamento dos dados pessoais.

Sempre que necessário, e no âmbito da contratação de terceiros pela AICCOPN, os dados pessoais poderão ser transferidos para fora da União Europeia, nos termos e condições permitidos pela legislação aplicável.

 

8. Direito ao Esquecimento

O titular dos dados pessoais tem o direito de obter, do responsável pelo seu tratamento, a eliminação dos seus dados pessoais que, por sua vez, terá a obrigação de os eliminar, sempre que seja aplicável um dos seguintes motivos: (i) os dados deixaram de ser necessários para a finalidade que motivou a sua recolha ou tratamento; (ii) o titular retira o consentimento, quando este seja a base legal que legitime o respetivo tratamento, ou (iii) o titular se opõe ao tratamento e não existem interesses legítimos prevalecentes que justifiquem a sua manutenção.

9. Alterações

A Zeugma reserva-se ao direito de a qualquer altura, proceder a reajustamentos ou alterações à presente política, sendo certo que tais alterações serão devidamente comunicadas aos titulares dos dados.

 

A versão ora comunicada é a que se encontra atualmente em vigor.

25 de Outubro de 2018